鍵の受け渡しとセキュリティ、清掃会社はどこまで関わるか
民泊の鍵は、清掃と切り離せません。
清掃スタッフは鍵を開けて中に入ります。つまり、物件の鍵を預けることになります。 ここの取り決めが曖昧なまま始まると、あとで必ず困ります。
鍵の渡し方は3つ
キーボックス
玄関脇に暗証番号式の箱を取り付け、中に鍵を入れておく方式です。最も多く使われています。
利点：初期費用が安い。電池切れがない。 弱点：暗証番号が広まる。ボックスごと壊される事例がある。
スマートロック
暗証番号やスマートフォンで解錠する鍵です。
利点：ゲストごとに番号を変えられる。誰がいつ開けたか記録が残る。 弱点：電池切れで開かなくなる。通信が切れると操作できない機種がある。
対面で渡す
現地で直接手渡す方式です。
利点：確実。本人確認もできる。 弱点：人手がかかる。深夜到着に対応できない。
キーボックスの暗証番号は、必ず変える
一番よくある事故がこれです。
設置したときの番号を、何年も変えていない。
キーボックスの番号は、泊まったゲスト全員が知っています。1年運用すれば、数百人が知っている番号になります。その中に、後日また来る人がいないとは限りません。
最低でも数か月に一度は変えてください。 理想はゲストごとですが、現実的でなければ定期的な変更だけでも大きく違います。
番号を変えたら、清掃会社にも必ず伝えてください。伝え忘れると、清掃当日に入れません。
スマートロックの落とし穴
電池切れ
これが一番多いトラブルです。
電池残量の通知が来ても、後回しにしているうちに切れます。切れると、ゲストも清掃スタッフも入れません。
対策は単純で、予備の物理キーをキーボックスに入れておくことです。スマートロックだけに頼らないでください。
通信の問題
遠隔で解錠する方式の場合、通信が切れると操作できません。建物の構造や電波状況によっては、不安定になります。
暗証番号でも開けられる機種を選ぶほうが安全です。
番号の発行忘れ
ゲストごとに番号を発行する運用では、発行し忘れると到着時に開きません。 深夜に問い合わせが来ます。
自動発行の設定ができる機種を選ぶか、チェックリストで確認する仕組みを作ってください。
清掃会社と決めておくこと
鍵の扱い
- キーボックスの番号を伝えるのか、鍵そのものを預けるのか
- 番号を変えたとき、誰がいつ伝えるのか
- 鍵を預ける場合、保管方法はどうなっているか
鍵を預ける場合は、管理方法を聞いてください。 どこに保管し、誰が持ち出すのか。この質問に明確に答えられない会社には、鍵を預けないほうがいいです。
入れなかったときの対応
清掃当日、何らかの理由で入れないことがあります。番号が変わっていた、電池が切れていた、鍵が中にある。
そのとき、
- 誰に連絡が来るのか
- 何分待って引き上げるのか
- 出張費はどうなるのか
を決めておいてください。ここを決めていないと、「行ったのに入れなかった」という事態で揉めます。
鍵を紛失したとき
清掃スタッフが鍵をなくす可能性はゼロではありません。
- 紛失時の連絡ルート
- 鍵の交換費用の負担
- 保険の有無
これも事前に確認しておく項目です。
ゲストが鍵を持ち帰ったとき
意外と多いのがこれです。
チェックアウト時に鍵をキーボックスに戻さず、そのまま持って帰ってしまう。本人に悪気はなく、忘れているだけのことがほとんどです。
清掃に入って初めて気づきます。 鍵がない状態では、次のゲストを入れられません。
対策は、
- チェックアウトの案内に「鍵をボックスに戻す」を明記する
- 予備の鍵を用意しておく
- 清掃時に鍵の有無を確認してもらう
3つ目が効きます。清掃会社に「鍵がボックスにあるか確認する」を作業に含めてもらってください。 気づくのが早いほど、対応の時間が取れます。
セキュリティ全般について
民泊の物件は、不特定多数が出入りします。
- 前のゲストが合鍵を作っていないか
- 番号を控えていないか
- 共用部から侵入できないか
すべてを完全に防ぐことはできません。ただ、番号を定期的に変える、記録が残る鍵にする、清掃時に異常を確認してもらう。 この3つで、リスクはかなり下がります。
清掃で毎回入る人間がいることは、セキュリティ上の利点でもあります。異常があれば気づけるからです。気づいたことを報告してもらえる関係になっているかが大事です。
マスタークリーニングでは、鍵の取り扱いについて事前に取り決めをした上で作業に入ります。入室できなかった場合の連絡方法も、契約時に決めています。
ご不明な点があれば、お問い合わせください。お見積もりは無料です。